Для руководителей проектов отчет служит инструментом подготовки для вы¬полнения будущих проектов

Для руководителей проектов отчет служит инструментом подготовки для выполнения будущих проектов. Аудиторский отчет должен быть выполнен в соответствии с конкретным проектом и организационной средой. Тем не менее, общий формат для всех проверок позволил разработать аудиторскую базу данных и общую схему подготовки отчетов. Общая схема такова: Классификация проекта. Анализ собранной информации. Рекомендации. Полученные уроки. Приложение. СЛУЧАЙ ИЗ ПРАКТИКИ zzzzzzzizzzzzz^^ Операция Eagle Claw 4 ноября 1979 года группа террористов ворвалась в посольство США в Иране и захватила 52 американских заложников. После 6 месяцев неудачных переговоров было принято решение провести операцию Eagle Claw объединенными военными силами для освобождения заложников. Для выполнения этого плана восемь морских вертолетов RH-53D должны были пролететь расстояние в 600 миль и приземлиться на отдаленном участке под кодовым названием Пустыня 1 на территории Ирана. Под покровом темноты вертолеты должны были быть дозаправлены топливом с помощью танкеров КС-130. Затем вертолеты доставят команду штурмовиков в пригород Тегерана, где их должны будут встретить специальные агенты, уже находящиеся в стране. Агенты разместят их в безопасном месте, где они будут ожидать штурма посольства на следующий день. После спасения заложников штурмовая команда будет сопровождать их до ближайшего аэродрома, охраняемого другой командой. То, что произошло в действительности, было далеко от того, что планировалось. Пилотам вертолетов было приказано лететь на высоте меньше 200 футов, чтобы их не засекли радары. Из-за этого они попали в сильную песчаную бурю. Два вертолета не смогли справиться с ней и повернули назад. Оставшиеся вертолеты из-за песчаной бури прибыли в Пустыню 1 на час позже. И последним ударом было то, что у третьего вертолета оказался поврежден гидропривод, и его нельзя было использовать. Осталось пять действующих вертолетов при необходимых шести, поэтому операцию прекратили. Положение еще больше усугубилось, когда один из вертолетов при дозаправке столкнулся с самолетом КС-130.

И в последнем разделе рассматри¬ваются вопросы оценки команды, ее членов и руководителя проекта

И в последнем разделе рассматриваются вопросы оценки команды, ее членов и руководителя проекта. ПРОЦЕСС ПРОВЕРКИ ПРОЕКТА Процедура и кадровое обеспечение Процедура процесса проверки зависит прежде всего от размера организации, размера проекта и других факторов. Необходимо сделать так, чтобы проверка была обычным процессом, а не неожиданностью. В небольших организациях и проектах, где на всех уровнях преобладают личные контакты, проверка может быть неформальной и представлять собой собрание персонала. Но даже в этих условиях содержание формальной проверки проекта должно соблюдаться и включать замечания по полученным урокам. В организациях среднего размера, при выполнении сразу нескольких проектов, процедура может проводиться формальной группой ревизии проекта, командой по приоритетам проекта или произвольно. Например, в последнем случае все проекты проверяются на конкретной стадии существования проекта когда проект выполнен на 1020% по времени и финансам, или выполнен на 50%, или после его завершения. Произвольная процедура хорошо работает, так как исключает предположение, что проект был специально выбран для проверки, и что кого-то преследуют. В крупных проектах проверка основных этапов может быть запланирована. Ситуации, когда требуется незапланированная проверка проекта, возникают редко, и их не должно быть много. Например, в проекте, связанном с разработкой большой компьютерной системы для бухгалтерской отчетности, одна из основных консалтинговых фирм заявила о своем выходе из проекта без явных на то причин. У заказчика проекта возникли опасения, что существуют серьезные проблемы с проектом, которые и вызвали отказ от него крупной консалтинговой фирмы. Проверка проекта выявила причину. Проблема заключалась в сексуальных домогательствах членов небольшой консалтинговой фирмы по отношению к членам крупной консалтинговой фирмы. Отношения с небольшой консалтинговой фирмой были расторгнуты, и контракт был заключен с новой фирмой. После этого крупная фирма согласилась продолжать работу.

Они напоминают людям об обязательствах и защищают свой проект

Они напоминают людям об обязательствах и защищают свой проект. Они формируют ожидания людей. Через частые контакты они снижают озабоченность людей по поводу проекта, рассеивают слухи, предупреждают людей о потенциальных проблемах и закладывают основы для эффективного преодоления возможных трудностей. Если руководители проектов не берут на себя инициативу создания сети вспомогательных отношений, то у таких менеджеров они будут возникать сами по себе только тогда, когда будут появляться плохие новости или что-то будет нужно другим участникам проекта (например, данных, которые они обещали предоставить). Без частых, предварительных простых взаимодействий по несущественным вопросам отношения, вызванные необходимостью решить какую-то проблему, могут вызвать излишнюю напряженность. Стороны могут занять оборонительную позицию, прерывать друг друга и в результате утратить суть общей проблемы. Опытные руководители проектов понимают важность создания отношений до того, как они им могут понадобиться на самом деле. Они начинают устанавливать контакты с основными заинтересованными лицами уже тогда, когда еще не возникло серьезных вопросов или проблем и, следовательно, нет тревоги и подозрения. На совместных мероприятиях они ведут светские беседы и подшучивают друг над другом. Проницательные руководители проектов стремятся заручиться поддержкой потенциально важных заинтересованных лиц. Они откликаются на просьбы других о помощи, дают дополнительные советы, обмениваются информацией. При этом они устанавливают доверительные отношения, которые позволят им в дальнейшем решать более сложные проблемы. Когда один человек на основании предыдущих контактов считает другого приятным, надежным и готовым прийти на помощь, то он, вероятнее всего, скорее откликнется на просьбу о помощи и не будет выступать против, когда возникнут проблемы. Руководители проектов, которых можно назвать ветеранами своего дела, подтвердят, что личные контакты могут хорошо мотивировать. Они повышают статус другого человека в результате затрат самого ограниченного ресурса своего времени на этого человека.

Определение характерных черт культуры Выяснение того, что такое культура организации и что она из

Определение характерных черт культуры Выяснение того, что такое культура организации и что она из себя представляет это крайне субъективный процесс, требующий оценки работы организации как в настоящем, так и в исторической перспективе. Исследователь ни в коем случае не может просто полагаться на мнение работников о культуре их организации. Необходимо учитывать среду и условия, в которых работают люди, равно как и их действия и реакции на различные события. На рис. 8-7 представлен перечень параметров диагностирования культуры организации. I. Физические характеристики Архитектура, план офисов, внутренний дизайн помещений II. Документация Годовые отчеты, внутренние бюллетени, изложение мнений III. Поведение Темы, язык, совещания, обсуждаемые вопросы, стиль принятия решений, стиль общения, традиции, ритуалы IV. Фольклор Истории, анекдоты, герои, героини, злодеи Рис. 8-7. Перечень параметров диагностирования организационной культуры Не претендуя на то, чтобы быть исчерпывающим, следующий перечень объясняет нормы, традиции и ценности организации: Изучение физических характеристик организации. Как выглядит здание организации с архитектурной точки зрения? О чем свидетельствует создаваемый имидж? Отличается ли он от других зданий? Одинаково ли качество зданий и офисов для всех служащих? Или же в современных зданиях и более шикарных офисах размещается высший управленческий персонал и менеджеры какого-то определенного отдела? Каковы традиции относительно стиля одежды? Какие символы используются для обозначения полномочий и статуса работника в организации? Все эти физические характеристики могут пролить свет на то, кто обладает реальной властью в организации, на степень внутренней дифференциации и на то, насколько формальна организация в ведении своего бизнеса. Чтение документов организации. Ознакомьтесь с годовыми отчетами, формулировками целей, пресс-релизами и внутренними бюллетенями. О чем они? Что в них содержится? Какие принципы они исповедуют? Уделяется ли достаточное внимание в отчетах роли персонала организации и его работе или финансовым успехам фирмы? Каждый из этих двух подходов говорит о разной культуре.

Сокращение времени выполнения проекта 6 Организация Взаимо¬действие 11 Ввьд»1>и" 1 Набор работ

Сокращение времени выполнения проекта 6 Организация Взаимодействие 11 Ввьд1>и" 1 Набор работ 1 Набор работ 2 Набор работ 3 Набор работ 4 АсУтверждение приложенияИзучение трафики г" w Проверка наличия службы Бизнес-центр Колла ^""V f Департамент конструирования j графства Рис. 4-5. Полный сетевой график разработки бизнес-центра Колла Рис. 4-6. Сетевой график типа ОУ для проекта создания бизнесцентра Колла ОперацияОписаниеПредшествующая операцияВремя операцииАУтверждение приложениянет5ВПланы конструированияА15СИзучение трафикаА10DПроверка наличия службыА5ЕОтчет персоналаВ, С15FОдобрение комиссииВ, C,D10GОжидание работF170НВключение в работуE,G35 Таблица 4-2 . ИНФОРМАЦИЯ ДЛЯ СЕТЕВОГО ГРАФИКА Бизнес-центр Колла Проектно-конструкторский департамент округа Бизнес-центр Колла Департамент конструирования графства Рис. 4-8. Обратный анализ сетевого графика типа ОУ для проекта создания бизнес-центра Колла LS >- |200У235!, 0Вкпдатише *20035235. I 2030 I10на номис<ми 1201030 !, i ! оa']"s У1 005л Обозначения звания I Бизнес-центр Колла Департамент конструирования графства ESIDEFSLLSDurLF LS EF Заказ""""""^стандартных л с комлектую- 2 17щиж 15 30 18 2 20 22 40 Производство стандартных комплектующих ш 30 Янв 9 Фев 30 Янв 9 Фев Обозначения ззработкаШШшр И'"зстандарт-ВЯ8ВВввнь* ' -m*v.132 Янв15 Янв2 Янв15 Янв 2 Янв 12 Янв 5 Янв 15 Янв ) ТраншеяТраншеяТраншея IV3С"- >t/зi/i Г Укглд^л грубь* ш 16 С 20 5 ' В 15I 11F210 11,021JOF138 18321 6Щ1106Ш116D108 14418 21 F 25 5В 60 5, 6 21 4 25 Г амак ES IDEFSL 'SLLS 'Dur 1 LF Обозначения ID'l-f SL{iSLCS' Dur 1. . ..LF Обознл гения Обозначения ОперацияОписаниеПродолжи-Предшествующаятельностьоперация16Анализ дизайна105,6, 7,8,9, 10, 11, 12,13, 14, 1517Составляющие цены55, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12,13, 14, 1518Интеграция1516, 1719Дизайн документации351620Обеспечение компонентов прототипа201821Сборка прототипа1020 22Лабораторные испытания прототипа202123Испытание прототипа на практике2019, 2224Доводка конструкции202325Заказ необходимых деталей22426Заказ особых деталей22427Сборка первого изделия1025, FS 8 ед.

В мето¬дологии Р2М для оценки проектов применяется «сбалансированная система показателей», предложе

В методологии Р2М для оценки проектов применяется сбалансированная система показателей, предложенная Д. Нортоном и Р. Капланом (см. раздел 2.1). В методологии Р2М главная идея управления проектами и программами это создание новой ценности (инновация), а интеграция самая важная часть структуры управления. При этом, как пишет К. Бре-дилле, методология Р2М предусматривает гибкую и легко приспосабливаемую систему взглядов, а не только единственный и лучший способ ведения дела, закрепленный в западной парадигме рационального позитивизма [27]. Кросс-культурная интеграция Для успеха проектов, выполняемых в современных условиях глобализации, абсолютно необходимой является кросс-культурная интеграция, состоящая в конструктивном взаимодействии американского, европейских, австралийского и азиатских подходов к управлению проектами и в достижении синергетического эффекта от их взаимного наложения. Национальные и культурные особенности проявляются и в подходах к управлению проектами. Японцы одними из первых не только признали этот факт, но и зафиксировали его на уровне методологии Р2М. Сравнительный анализ американского и китайского (КНР) подходов приведен в монографии [28]. Особенности работы проектных команд (в том числе и виртуальных пространственно-распределенных) в мультикультурной среде рассматриваются в исследованиях [29] и [30]. О том, как различие культур в проекте может приводить не только к конфликтам и кризисам, но и порой даже к войнам, можно узнать из работ В. Михеева (см. [31, 32]), в одной из которых представлен интересный взгляд на мужское и женское начала в проектной команде. Выравнивание и гармонизация различных подходов задача ежегодных открытых встреч Global Forum ведущих представителей национальных школ и международных профессиональных организаций, проводимых параллельно со всемирными конгрессами IPMA [87]. Модели управления проектами Одной из важнейших тенденций современного менеджмента проектов является взаимодействие и взаимопроникновение различных моделей управления проектами процессной, системной, организационно-дея-тельностной (менеджерской).

Способность влиять на стоимость уменьшается с течением времени, следовательно, своевременные отчеты

Способность влиять на стоимость уменьшается с течением времени, следовательно, своевременные отчеты, выявляющие отличительные тенденции в стоимости, могут значительно помочь управляющему проектом вернуться к первоначальной смете и графику. Интегрированная модель стоимость/график дает возможность управляющему проектом и другим участникам проекта увидеть статус проекта в текущий момент и в будущем. Преимущества модели стоимость/ график таковы: По модели измеряются достижения по сравнению с планом и промежуточными результатами работы. Модель дает метод выхода на проблемный пакет работ и ответственный (за недостатки) отдел организации. Модель заставляет всех участников выявлять проблемы на раннем этапе и позволяет быстро предпринимать корректирующие действия. Модель улучшает обмен информацией, так как все участники пользуются единой базой данных. Модель позволяет постоянно информировать заказчика о ходе работ, таким образом поддерживая его уверенность в том, что затраченные средства дают ожидаемые результаты. Модель дает возможность каждой организационной единице отчитываться за отдельные части общей сметы. Вопросы для повторения Каким образом приведенная стоимость дает более четкую картину статуса графика и стоимости проекта по сравнению с простым планом против фактической системы? Каким образом опорный план способствует интеграции планирования и контроля проектов? Почему для управляющих проектами важно противостоять изменениям в опорном плане проекта? При каких условиях управляющий проектом мог бы внести изменения в опорный план? Когда управляющий проектом может не допустить внесения изменений в опорный план? Как сворачивание проекта помогает выявлять проблемы стоимости и графика проекта? Затраты можно собрать в одно целое или разъединить по горизонтали и вертикали. В чем преимущества этой системы? В чем различия между ВАС, ЕАС и РАС? Упражнения 1. С учетом информации по последнему периоду ответьте на вопросы: Фактические затраты на настоящий момент составляют $550.